Apa itu invoice software?
- Fitur utama invoice software
- Manfaat menggunakan invoice software
- Cara memilih invoice sofware
- Kesimpulan
Invoice software adalah serangkaian cara efektif yang dapat digunakan bisnis Anda untuk mengelola proses penagihan dengan lancar. Memanfaatkan cara tradisional lain untuk menagih pelanggan dapat memakan waktu dan merepotkan bagi Anda dan klien Anda. Sebaliknya, invoice software menawarkan cara yang lebih baik untuk melakukan transaksi ini.
Pengoptimalan proses pembuatan tagihan dan penagihan pembayaran dengan menggunakan invoice software akan menghasilkan likuiditas yang lebih tinggi, fleksibilitas yang lebih baik, dan keakuratan prakiraan finansial. Dengan kata sederhana, invoice software membantu mengoptimalkan keseluruhan proses mulai dari pembuatan tagihan hingga penagihan pembayaran. Mari kita pahami bagaimana invoice software memberikan nilai tambah pada keseluruhan proses bisnis.
Klik gambar untuk melihat versi demo online invoice software tanpa perlu registrasi:
Fitur utama invoice software
Invoice software dilengkapi dengan fitur-fitur berikut yang memberikan nilai tambah pada keseluruhan proses bisnis, yaitu:
Pembuatan dan penyesuaian invoice
Pembuatan invoice adalah langkah pertama untuk mendapatkan pembayaran. Jika sistem invoice Anda efisien, kemungkinan besar Anda akan mendapatkan pembayaran tepat waktu. Di sisi lain, jika terjadi penundaan dalam proses penagihan, ada kemungkinan penundaan dalam penagihan pembayaran yang menyebabkan waktu penagihan pembayaran menjadi lebih lama dan likuiditas menjadi lebih rendah.
Jadi, invoice software yang efisien dan otomatis diharapkan dapat mempercepat proses penagihan dan pembayaran. Sistem pembuatan invoice akan terhubung dengan sistem pengiriman email. Jadi, Anda dapat langsung mengirim invoice ke pelanggan dan menerima pemberitahuan jika terjadi masalah dengan pengiriman.
Pembuatan laporan dan analitik
Invoice software menyediakan laporan dan alat analisis yang komprehensif. Anda mendapatkan layar sederhana yang membantu menganalisis invoice yang belum dibayar, invoice yang jatuh tempo, dan PPN. Laporan dan analisis ini dapat sangat membantu saat menetapkan batas kredit dan periode kredit untuk pelanggan tertentu.
Penawaran harga
Invoice software dilengkapi dengan kemampuan untuk membuat penawaran harga bagi pelanggan. Software ini membuat prosesnya menjadi cepat, efisien, dan mudah. Anda hanya perlu memasukkan beberapa detail dan penawaran akan dikirim dalam hitungan detik. Jika penawaran dibuka oleh pelanggan, Anda akan menerima pemberitahuan mengenai pembukaan tersebut. Setelah Anda memberikan layanan atau mengirimkan produk, penawaran dapat dengan cepat diubah menjadi invoice dan dikirimkan kepada pelanggan.
Invoice berulang
Invoice berulang adalah saat bisnis perlu terus-menerus menagih pelanggan tertentu dari waktu ke waktu. Sebagian besar waktu, syarat dan ketentuan perdagangan tetap sama. Invoice software memberikan opsi untuk membuat invoice berulang. Artinya, invoice akan secara otomatis dibuat dan dikirim ke pelanggan tanpa input manual apa pun. Oleh karena itu, fitur ini benar-benar mempercepat efisiensi penagihan secara keseluruhan. Lebih jauh lagi, pentingnya fitur invoice berulang dapat berbeda untuk setiap bisnis. Misalnya, fitur ini dapat lebih berguna untuk bisnis persewaan.
Manajemen berbagai mata uang
Invoice software memberi Anda opsi untuk menagih dalam berbagai mata uang. Misalnya, Anda dapat menagih pelanggan A dalam IDR dan pelanggan B dalam USD, tergantung pada mata uang perdagangan.
Penagihan, pembayaran penagihan, dan laporan pajak
Laporan membantu melihat sekilas ukuran penagihan keseluruhan, tingkat pembayaran penagihan, dan status pajak untuk setiap invoice. Laporan ini penting khususnya bagi bisnis yang memungut PPN. Karena laporan ini memudahkan pelacakan kewajiban pajak dan menghitung kewajiban pajak bersih/pengembalian pajak.
Jadi, penerapan invoice software bisa bermanfaat bagi bisnis karena disertai dengan manfaat berikut ini.
Manfaat menggunakan invoice software
Berikut ini adalah beberapa manfaat penggunaan invoice software untuk bisnis:
Efisiensi bisnis yang lebih tinggi
Penerapan invoice software akan mempercepat keseluruhan proses. Software ini dilengkapi dengan kemampuan untuk mengekstrak informasi relevan yang diperlukan untuk membuat invoice. Jadi, Anda tidak perlu memasukkan data secara manual.
Likuiditas & arus kas yang lebih tinggi
Invoice software dilengkapi dengan kemampuan untuk membuat pengingat pembayaran untuk invoice yang jatuh tempo. Alat ini benar-benar membuat hidup lebih mudah. Pengingat pembayaran membantu mempercepat fungsi penagihan pembayaran. Penagihan pembayaran yang tepat waktu menghasilkan likuiditas dan ketersediaan dana yang lebih tinggi. Ini benar-benar membantu meningkatkan fungsi bisnis.
Akses online
Invoice software menyimpan data Anda di server berbasis cloud. Artinya, Anda dapat mengakses catatan invoice kapan saja melalui komputer atau ponsel. Hal ini benar-benar memudahkan hidup karena Anda tidak perlu lagi membuka laci meja untuk menemukan invoice tertentu.
Meningkatkan citra perusahaan
Invoice yang dibuat oleh software ini berisi format dan tata letak profesional. Konten disajikan dengan tepat dalam hal kuantitas, harga, ketentuan pembayaran, dan detail lainnya. Dengan demikian, hal ini akan menghasilkan citra bisnis yang baik dari sudut pandang pelanggan.
Audit mudah
Informasi penagihan dan akuntansi disimpan dan diatur dengan sangat baik dalam invoice software. Dan data akuntansi yang terorganisasi tampaknya menjadi berkah ketika Anda memiliki daftar persyaratan yang dikirim oleh auditor. Dari perspektif audit, mudah untuk melacak transaksi tertentu dalam sistem pembuatan invoice. Misalnya, Anda dapat menelusuri penawaran, invoice, dan nota kredit dalam hitungan detik. Ini membantu menghubungkan berbagai hal dan meningkatkan keandalan data Anda.
Selain itu, pembuatan invoice yang mudah dan fleksibilitas tambahan dianggap sebagai manfaat utama dari penggunaan invoice software.
Keamanan lebih tinggi
Perusahaan invoice software menawarkan server berbasis cloud. Artinya, data organisasi Anda diamankan di server berteknologi tinggi mereka, yang ditangani oleh para profesional TI dan pakar keamanan melalui berbagai protokol keamanan.
Cara memilih invoice sofware
Pemilihan invoice software bergantung pada beberapa faktor. Faktor-faktor tersebut meliputi, tetapi tidak terbatas pada, hal-hal berikut ini:
- Pertimbangkan kebutuhan bisnis Anda – Setiap bisnis berbeda dalam hal kebutuhan akan akuntansi dan administrasi. Pertama, cobalah untuk memahami apakah Anda memerlukan fasilitas invoice dengan fitur terbatas atau apakah Anda perlu mengirim invoice dalam berbagai mata uang, dan secara berulang, dan lain sebagainya.
- Pikirkan integrasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda - Beberapa bisnis memiliki proses dan operasi yang kompleks. Dan mungkin sulit untuk menanganinya secara manual. Jadi, jika kebutuhan bisnis Anda kompleks, Anda akan memerlukan software yang canggih dan begitu juga sebaliknya.
- Lihat anggaran Anda – Jika Anda memilih software yang canggih dan kompleks, harganya mungkin lebih tinggi, begitu juga sebaliknya.
Lebih jauh, perlu dicatat bahwa software yang berbeda memiliki kelebihan yang berbeda pula. Misalnya, beberapa sofware mungkin bagus dalam pemrosesan pembayaran data, beberapa dalam otomatisasi, dan beberapa dalam pelaporan terperinci. Oleh karena itu, Anda perlu mencocokkan kebutuhan Anda dengan kelebihan software yang akan diimplementasikan.
Apakah kami bisa mendapatkan invoice software gratis untuk UMKM?
Sebagian besar invoice software menawarkan versi gratis untuk bisnis baru, dan seiring pertumbuhan bisnis Anda, Anda dapat beralih ke paket berbayar dengan mudah. Kami sarankan untuk memilih invoice software gratis yang mudah digunakan dan dapat mendukung pertumbuhan bisnis Anda. Jadi, Anda tidak perlu beralih ke invoice software baru di masa mendatang. Mengganti invoice software bisa memakan biaya mahal dalam hal migrasi data dan penerapan formalitas prosedural lainnya.
Kesimpulan
Penerapan invoice software menghasilkan efisiensi bisnis yang lebih tinggi, otomatisasi, pengurangan pembayaran yang terlewat, peningkatan citra perusahaan, likuiditas yang lebih tinggi, akuntansi yang mudah, dan audit yang mudah. Hal ini memudahkan pemilik bisnis untuk mengelola bisnis. Dan hal baiknya adalah fitur dasar software ini, seperti pengiriman invoice bisa digunakan secara gratis. Namun, setelah Anda memenuhi ambang batas waktu/pekerjaan tertentu, Anda perlu meningkatkan langganan ke versi premium.
Fitur-fitur yang berbeda dari invoice software meliputi pembuatan & penyesuaian invoice, pengiriman pengingat pembayaran, pembuatan laporan & analitik, pemrosesan & pencatatan pembayaran, pengelolaan tagihan dalam berbagai mata uang, dan analisis pendapatan/piutang secara keseluruhan.
Sedang mencari invoice software? Cobalah gratis:
- Invoice Software untuk Indonesia
- Invoice Software Gratis untuk Indonesia
- Software Akuntansi Sederhana