Invoice software Indonesia

Invoice berulang


Invoice Berulang: Penjelasan Mendalam

Arti Invoice Berulang

Invoice berulang digunakan oleh bisnis ketika pelanggan memesan produk atau layanan yang sama secara rutin, dengan syarat dan ketentuan yang sama. Meskipun waktu transaksinya bisa berbeda-beda, namun harus konsisten dan setelah jangka waktu tertentu.

Invoice berulang dapat dikirimkan secara harian, mingguan, bulanan atau sesuai kebutuhan dengan frekuensi periodik tertentu. Pada invoice berulang, semua konten seperti produk atau layanan, informasi klien, dan PPN tetap sama dari satu periode ke periode lain.

Untuk menggunakan model invoice berulang secara efektif, kedua belah pihak (vendor dan pelanggan) harus sepakat bahwa tidak akan ada perubahan pada ketentuan perdagangan. Jika ada perubahan ketentuan, invoice berulang perlu diperbarui untuk menyesuaikan dengan perubahan tersebut.

Tujuan utama pengiriman invoice berulang adalah untuk menyederhanakan proses pembuatan invoice sekaligus mengurangi beban administratif pada tim yang mengelola penagihan.

Kami akan menjelaskan dengan memberi contoh. Katakanlah Perusahaan ABC menyediakan layanan keamanan untuk sebuah bangunan komersial yang sedang dibangun, dengan tarif yang disepakati sebesar RP 25000000 per bulan. Pembuatan invoice berulang bagi Perusahaan ABC adalah hal yang menguntungkan karena ketentuan seperti layanan, tarif, dan rincian lainnya kemungkinan besar tidak akan berubah. Selain itu, kemungkinan besar layanan keamanan perlu disediakan untuk jangka waktu yang lebih lama.

Penjelasan Terperinci

Menerbitkan invoice tampaknya merupakan proses administrasi yang cukup sederhana. Namun, kesalahan kecil dapat berdampak signifikan terhadap proses bisnis secara keseluruhan. Untuk efektivitas bisnis yang lebih baik, selalu ada kebutuhan untuk mengurangi keseluruhan waktu dalam fungsi pemrosesan ini.

Invoice berulang dapat digunakan ketika pelanggan tetap suatu bisnis memesan produk atau layanan yang sama secara rutin dan isi invoice ini sama dengan invoice sebelumnya. Tidak boleh ada perubahan apa pun pada spesifikasi atau kuantitas produk, namun seperti yang disebutkan sebelumnya, jika diperlukan, invoice berulang juga dapat diperbarui untuk menunjukkan perubahan apa pun.

Berikut ini adalah beberapa situasi di mana invoice berulang bisa menjadi efektif:

  • Penyewaan peralatan

    Dalam situasi ini membuat invoice berulang adalah hal yang sangat logis, karena peralatan biasanya disewa untuk jangka waktu lebih lama dan ditagih setiap bulan. Selain itu, jumlah penagihan tidak sering berubah.

  • Kontrak bulanan

    Dalam situasi ini, ketika barang atau jasa dikirimkan atau dilaksanakan setiap bulan, hal ini umumnya tidak memerlukan perubahan apa pun pada jumlah barang atau jasa tersebut. Penggunaan invoice berulang dalam situasi ini bermanfaat karena memudahkan pengelolaan tagihan dan tugas pembuatan invoice.

  • Biaya keanggotaan

    Penggunaan invoice berulang untuk biaya keanggotaan juga sangatlah praktis karena biaya keanggotaan dikumpulkan secara berkala.

  • Layanan pemeliharaan dan keamanan

    Umumnya, pemeliharaan dilakukan secara berkala dan demikian pula, kontrak keamanan ditawarkan untuk jangka waktu rutin yang lebih lama. Penggunaan invoice berulang dalam situasi ini merupakan rencana yang solid dan hal ini akan mempermudah proses pengelolaan tagihan.

Jika perusahaan Anda didasarkan pada model pendapatan, seperti perusahaan persewaan, perusahaan keamanan, keanggotaan, atau perusahaan pemasaran berkala, maka sebaiknya gunakan invoice berulang.

Konten atau informasi yang diperlukan untuk menyiapkan invoice berulang lebih dari yang biasanya Anda perlukan untuk pembuatan invoice standar. Langkah tambahannya adalah Anda perlu mengatur frekuensi invoice saat Anda menyiapkan invoice berulang. Konten atau informasi berikut diperlukan untuk menyiapkan invoice berulang:

  • Detail pelanggan.
  • Ketentuan harga, kuantitas, dan lain sebagainya yang telah disepakati.
  • Frekuensi pembuatan invoice, opsi pengiriman, dan informasi terkait lainnya. Dalam perangkat lunak invoice, Anda dapat memilih untuk mengatur semua invoice berulang agar dikirim secara otomatis. Jika persetujuan diperlukan sebelum pengiriman, perangkat lunak invoice juga memiliki kemampuan untuk memenuhi hal ini. Artinya, Anda memiliki pilihan untuk memilih mengirim invoice berulang secara otomatis atau manual. Selain itu, Anda juga dapat mengatur invoice musiman.

Kelebihan Menggunakan Invoice Berulang

Berikut adalah beberapa kelebihan menggunakan invoice berulang:

  • Beban kerja klerikal yang dikelola oleh departemen penagihan sangat berkurang, yang berarti menghemat waktu dan biaya. Alasannya adalah karena perangkat lunak invoice diatur untuk mengirim dan mengelola invoice secara otomatis.
  • Penagihan yang tepat waktu membantu memastikan bahwa keseluruhan proses penagihan dikelola dengan tepat. Pengumpulan secara tepat waktu ini, akan memungkinkan pengelolaan arus kas dan oleh karena itu akan membantu likuiditas bisnis secara keseluruhan.
  • Karena perangkat lunak invoice sangat akurat, risiko kekurangan invoice berkurang.
  • Karena isi invoice direplikasi oleh invoice sebelumnya secara otomatis dengan menggunakan perangkat lunak invoice, kesalahan saat invoice berulang dibuat dan dikirim akan berkurang.
  • Penggunaan invoice berulang juga dapat berdampak langsung pada hubungan Anda dengan pelanggan dan klien. Hal ini karena tidak ada pihak yang perlu khawatir tentang perubahan tarif dan ketentuan lainnya. Spesifikasi ini sudah diputuskan. Invoice selalu dikirim tepat waktu, tanpa risiko invoice hilang. Dengan demikian, terbentuklah asosiasi dan hubungan bisnis yang lebih baik yang meninggalkan kesan profesional yang baik pada para pelanggan Anda.
  • Dengan penggunaan invoice berulang, para pelanggan Anda lebih cenderung melakukan pembayaran tepat waktu dan cepat. Invoice dikirim pada waktu yang sama setiap periode, misalnya tanggal 1 setiap bulan. Pelanggan akan terbiasa dengan siklus penagihan Anda dan ini akan membuat mereka cenderung menempatkan pembayaran Anda sebagai prioritas untuk membayar tagihan Anda. Karena pelanggan akan mengetahui pembayaran apa yang diharapkan dilakukan setiap periode, maka akan ada cukup waktu bagi pelanggan untuk melakukan pembayaran tepat waktu.
  • Invoice berulang akan meningkatkan status arus kas bisnis Anda sebagai Konsekuensi dari pembayaran tepat waktu dari pelanggan

Kelemahan menggunakan Invoice Berulang

Berikut adalah beberapa kelemahan invoice berulang:

  • Invoice berulang tidak berlaku selamanya. Terdapat kebutuhan yang kuat untuk menjaga keterlibatan pelanggan, jika tidak, bisnis dapat kehilangan seluruh pendapatan berulangnya. Hal yang tampaknya lebih menantang adalah memberikan perhatian penuh pada retensi pelanggan serta keterlibatan pelanggan.
  • Mungkin sulit bagi bisnis untuk mengelola masuknya pekerjaan. Jika bisnisnya kecil dan tidak dapat diskalakan, penggunaan model invoice berulang akan terbatas pada situasi tertentu.
  • Mempersiapkan modul invoice berulang dalam perangkat lunak invoice mungkin memerlukan biaya yang besar. Analisis biaya-manfaat harus dilakukan sebelum memilih hal ini.
  • Mungkin ada kesulitan untuk memastikan kepatuhan terhadap invoice berulang.
  • Jika pelanggan beralih ke paket lain, bisnis mungkin perlu menambahkan modul invoice saat ini. Hal ini akan menimbulkan biaya lebih lanjut.
  • Koordinasi dari tingkat departemen yang lebih tinggi diperlukan agar berhasil menjalankan model invoice berulang. Masukan yang tepat waktu diperlukan dari departemen penjualan dan departemen teknis yang melaksanakan layanan.

Tips Mengelola Model Invoice Berulang

Tips berikut dapat berguna dalam mengelola sistem invoice berulang:

  • Perlu sangat hati-hati saat memastikan frekuensi invoice disetel secara akurat.
  • Perhatian khusus harus diberikan untuk selalu mengikuti perkembangan tarif PPN. Jika ada perubahan tarif PPN, sistem harus segera diperbarui untuk memastikan keakuratan invoice.
  • Memberi penekanan pada keterlibatan pelanggan dan melanjutkan hubungan baik dengan pelanggan merupakan hal yang bijak. Hal ini akan memastikan sistem invoice berulang akan bertahan lama.
  • Setiap perubahan pada model invoice berulang harus didukung oleh otoritas kontrak. Perubahan model berulang harus diselaraskan dengan kontrak.

Kesimpulan

Bisnis menggunakan invoice berulang ketika produk atau layanan yang sama dijual dan diberikan kepada pelanggan setelah jangka waktu tertentu. Sistem ini merupakan tulang punggung bisnis berbasis keanggotaan berlangganan. Untuk menggunakan model invoice berulang, ketentuan perdagangan harus tetap sama. Jika ada perubahan, hal ini harus tercermin dalam sistem akuntansi.

Bisnis yang menggunakan model invoice berulang mencakup, namun tidak terbatas pada, penyewaan peralatan, layanan kontrak bulanan, keanggotaan, pemeliharaan, layanan keamanan, dan lain sebagainya.

Ada banyak keuntungan menggunakan invoice berulang seperti, pengurangan waktu dan biaya untuk departemen penagihan, peningkatan status arus kas, peningkatan hubungan dengan pelanggan, pengumpulan pembayaran yang efisien, dan pengurangan risiko kekurangan invoice.

Namun, ada juga tantangan penting. Tantangan tersebut adalah, sulitnya mengelola banyaknya layanan, memastikan kepuasan dan keterlibatan pelanggan, serta fakta bahwa modul invoice berulang mungkin memerlukan biaya yang lebih tinggi.

Ada tips tertentu untuk mengelola model invoice berulang yang sukses. Tips ini mencakup, mengatur frekuensi invoice dengan tepat, terus mengetahui perubahan kebijakan pajak, memastikan kepuasan pelanggan, dan memastikan adanya otoritas kontrak untuk setiap perubahan dalam persyaratan invoice berulang.

Pertanyaan Umum

Bisnis seperti apa yang harus menggunakan invoice berulang?

Sebaiknya perusahaan yang menagih pelanggan setelah interval tertentu menggunakan model invoice berulang. Jika ada perdagangan berkelanjutan yang konsisten dengan pelanggan dengan syarat dan ketentuan yang sama, maka model invoice berulang akan ideal untuk digunakan dalam bisnis tersebut.

Apa hubungan otomatisasi dengan invoice berulang?

Invoice berulang berkaitan erat dengan otomatisasi karena invoice dengan persyaratan yang sama dikirim secara otomatis setiap periode ke pelanggan. Oleh karena itu, konten invoice tidak perlu sering diperbarui.

Bagaimana kepuasan pelanggan berkaitan dengan invoice berulang?

Karena invoice dikirim tepat waktu, tanpa melewatkan tanggalnya, hal ini memberikan kesan bahwa Anda adalah penyedia layanan dan mitra bisnis yang profesional dan dapat diandalkan. Hal ini akan meningkatkan kepuasan pelanggan dan akan meningkatkan hubungan dan asosiasi bisnis jangka panjang yang Anda miliki dengan pelanggan.

Apakah mengelola model invoice berulang sulit?

Mengelola model invoice berulang mungkin cukup sulit. Bisnis tertentu mungkin tidak mampu mengelola masuknya bisnis yang dihasilkan dari model invoice berulang. Selain itu, karena keadaan terus berubah, mungkin sulit mengelola kepuasan dan interaksi pelanggan dalam jangka panjang.


Jenis invoice lain: