Invoice proforma

Invoice Proforma: Penjelasan Mendalam

Perbedaan Antara Invoice Proforma dan Invoice Standar

Perbedaan utama antara invoice proforma dan invoice standar adalah invoice proforma berisi perkiraan fakta dan angka. Sedangkan invoice standar berisi fakta dan angka yang nyata serta pasti.

Perbedaan lain antara kedua formulir ini berkaitan dengan waktu pengiriman formulir ke pelanggan. Invoice proforma diterbitkan kepada pelanggan sebelum barang dikirim atau jasa/layanan diselesaikan. Di sisi lain, invoice diterbitkan ketika barang telah dikirim ke pelanggan atau layanan telah diselesaikan. Tujuan dari invoice proforma adalah untuk menyelaraskan harapan penjual dan pelanggan. Sebaliknya, invoice merupakan dokumen hukum yang dapat digunakan sebagai bukti transaksi penjualan.

Baik invoice proforma maupun standar telah disepakati oleh pihak penjual dan pembeli. Selain itu, invoice proforma memiliki konten yang sama dengan invoice standar, seperti informasi penagihan, logo, informasi kontak, serta syarat dan ketentuan. Namun, penting untuk diingat bahwa setiap invoice harus diberi label dengan jelas sebagai invoice proforma atau invoice standar.

Dari perspektif akuntansi, invoice proforma tidak dapat digunakan sebagai bukti pendukung untuk memposting transaksi. Artinya sistem akuntansi tidak bisa diupdate berdasarkan apa yang ada di invoice proforma. Pasalnya, hingga tanggal invoice proforma diterbitkan, barang belum juga dikirimkan. Risiko dan manfaat belum dialihkan sehingga ketentuan akuntansi tidak memperbolehkan pencatatan transaksi. Sebaliknya, dengan invoice, risiko dan manfaat telah dialihkan saat barang telah dikirim ke pelanggan.

Penawaran Harga vs Invoice Proforma

Penawaran harga terjadi pada tahap awal transaksi atau saat transaksi berlangsung. Tujuan dari penawaran harga adalah untuk mengkomunikasikan kepada pihak lain harga yang diinginkan yang akan mereka setujui untuk menerima barang atau jasa tersebut. Saat ini, karena ini hanya tahap negosiasi, belum ada kesepakatan bersama antara para pihak.

Sebaliknya, invoiceproforma adalah perkiraan tagihan yang dikeluarkan dan berdasarkan persyaratan yang disepakati antara penjual dan pelanggan. Ada unsur kesepakatan bersama antara para pihak dan kesepakatan telah diselesaikan. Penjual dapat mengharapkan pembayaran dari pelanggan karena invoice proforma bertindak sebagai alat untuk memastikan bahwa kedua belah pihak mempunyai pijakan yang sama.

Dalam situasi ketika pelanggan harus melakukan pembayaran di muka, peran invoice proforma meningkat secara eksponensial. Invoice proforma bertindak sebagai dasar penghitungan uang muka.

Singkatnya, perbedaan utama antara penawaran harga dan invoice proforma terletak pada kenyataan bahwa dengan penawaran harga, pembayaran tidak diharapkan karena tidak ada kesepakatan. Ini hanyalah sebuah langkah dalam negosiasi awal. Namun, dengan invoice proforma, pembayaran diharapkan terjadi setelah kesepakatan antara penjual dan pelanggan telah diselesaikan.

Berikut ini, aspek detail penggunaan invoice proforma untuk pembayaran di muka akan dibahas.

Invoice Proforma untuk Pembayaran di Muka

Dalam pengoperasian normal, invoice dikeluarkan oleh penjual saat meminta pembayaran. Ketika berurusan dengan pembayaran di muka, merupakan praktik umum bagi beberapa penjual untuk menerapkan kebijakan untuk menangani pembayaran tersebut. Biasanya, setelah pembayaran diterima, barang kemudian akan dikirim ke pelanggan. Dalam hal pembayaran di muka, karena barang belum dikirim, perkiraan invoice dalam bentuk invoice proforma diterbitkan agar para pihak dapat mengetahui besaran pembayaran.

Karena invoice proforma dapat berubah, hal ini mungkin berarti bahwa harga pembelian mungkin perlu diubah setelah invoice akhir diterima. Jika pelanggan telah melakukan pembayaran berdasarkan invoice proforma dan harganya berbeda dengan invoice akhir, maka entri akuntansi penyesuaian perlu diposting ke dalam sistem akuntansi.

Misalnya, jika pembayaran di muka telah dilakukan oleh pelanggan berdasarkan invoice proforma dan invoice akhir yang dihasilkan memiliki jumlah yang lebih tinggi, hal ini berarti pelanggan harus membuat kewajiban atas jumlah tambahan tersebut dan melakukan pembayaran tambahan. Jika harga invoice akhir lebih rendah dari invoice proforma, pelanggan dapat mengharapkan pengembalian dana dari penjual.

Penting untuk diperhatikan bahwa invoice proforma dapat digunakan untuk perdagangan lokal dan internasional. Namun terdapat frekuensi penggunaan invoice proforma yang lebih tinggi dalam perdagangan internasional. Selanjutnya kami akan menjelaskan bagaimana invoice proforma digunakan untuk ekspor.

Invoice Proforma untuk Ekspor

Ada formalitas prosedural yang signifikan terkait dengan proses ekspor. Mereka terletak di bidang pelabuhan, perbankan, pengangkutan, bea, bea cukai, inspeksi dan masih banyak lagi. Karena kerumitan ini, hal ini dapat menyebabkan pembeli asing kebingungan tentang aspek-aspek seperti mata uang transaksi, deskripsi, produk, dan lain sebagainya.

Di sinilah invoice proforma dapat menyederhanakan prosesnya. Karena invoice proforma diterbitkan dengan deskripsi yang lengkap, hal ini memungkinkan para penjual dan pembeli memiliki pemahaman yang sama. Deskripsi ini meliputi, nama penjual dan pembeli, nomor referensi pembeli, tanggal penyelidikan, deskripsi singkat produk, harga produk, volume kubik, dimensi pengepakan, berat pengiriman, titik pengiriman, volume perdagangan, syarat pembayaran, syarat penjualan, pengiriman dan mata uang transaksi.

Invoice proforma yang digunakan dalam perdagangan ekspor yang rumit untuk membantu memperjelas ekspektasi antara penjual dan pembeli sehingga semua aspek transaksi dapat direncanakan dan dikelola dengan lebih baik.

Kesimpulan

Invoice proforma diterbitkan sebelum barang dikirim ke pelanggan. Ini berfungsi sebagai instrumen yang berguna untuk membantu memperjelas persyaratan antara pembeli dan penjual. Karena berisi perkiraan fakta dan angka, hal ini memberikan indikasi kepada kedua belah pihak tentang apa yang diharapkan dari transaksi tersebut. Syarat lainnya adalah harus diberi label yang jelas bahwa itu adalah invoice proforma. Selain itu, karena ini bukan dokumen hukum, sistem akuntansi tidak boleh diperbarui berdasarkan invoice proforma.

Invoice proforma juga diterbitkan untuk menagih pembayaran di muka. Ini berguna karena dapat digunakan untuk memperkirakan besarnya uang muka. Selain itu, invoice proforma membantu menentukan persyaratan saat digunakan dalam perdagangan internasional.

Invoice proforma berbeda dari invoice biasa karena invoice biasa berisi informasi faktual dan digunakan sebagai dokumentasi pendukung untuk memproses akuntansi dan transaksi terkait. Berbeda dengan invoice proforma, invoice standar diterbitkan setelah barang dikirim ke pelanggan atau layanan dilakukan.

Pertanyaan Umum

Apa saja fitur penting dari invoice proforma?

Berikut ini adalah beberapa fitur penting dari invoice proforma:

• Invoice proforma merupakan strategi negosiasi yang sangat baik untuk perdagangan internasional
• Invoice proforma merupakan adalah dokumen fakultatif, artinya mungkin tidak diperlukan untuk semua transaksi
• Invoice proforma berlaku untuk jangka waktu tertentu

Apa saja komponen penting dari invoice proforma

Berikut invoice adalah beberapa komponen penting dari invoice proforma:

• Deskripsi produk termasuk matriks kualitas
• Syarat dan fitur pengiriman
• Detail pengiriman
• Ketentuan penjualan
• Mata uang transaksi

Kapan invoice proforma dikirim ke pelanggan?

Invoice proforma dikirim ke pelanggan segera setelah harga produk disepakati oleh pembeli dan penjual. Dalam kebanyakan situasi, invoice proforma dikirim untuk memastikan bahwa kedua belah pihak memiliki niat yang sama. Dapat juga dikirimkan ketika pembayaran di muka telah diminta untuk transaksi.

Jenis invoice lain:

• Nota Kredit: mengembalikan uang pelanggan
• Invoice berulang: invoice otomatis pelanggan yang berlangganan