Invoice
Apa itu invoice?
Invoice adalah dokumen resmi yang dikirimkan perusahaan kepada pelanggannya saat menjual produk atau layanan. Ini menunjukkan apa sebenarnya dan berapa banyak yang dijual. Invoice sering digunakan sebagai permintaan pembayaran dan menyertakan detail pembayaran. Invoice yang baik harus tepat dan bebas dari tambahan yang tidak perlu.
Contoh invoice dengan bidang wajib dan opsional:
Ada persyaratan untuk invoice standar yang disusun dengan baik:
JUDUL – “INVOICE”
Judul invoice harus menyatakan dengan jelas bahwa ini adalah invoice karena memudahkan klien untuk mengetahui apa yang mereka terima dan cara menanganinya.
DETAIL INVOICE
Ini adalah detail/bagian yang harus dimiliki oleh invoice yang tepat:
- Nomor invoice: Ini membantu dalam melacak invoice serta menjaga agar catatan keuangan Anda teratur.
- Tanggal penerbitan: Ini adalah tanggal invoice dibuat dan dikirim.
- Deskripsi produk atau layanan yang disediakan: Deskripsi harus dinyatakan secara eksplisit dan ditulis dengan jelas. Itu juga harus dibuat sesingkat mungkin. Tidak perlu detail layanan/produk yang berputar-putar.
- Detail jumlah produk: Isi jumlah yang benar dari semua produk yang disediakan.
- Harga satuan: Tentukan jumlahnya dengan jelas. Untuk meminimalkan risiko perbedaan karena pembulatan, sebaiknya harga dibulatkan menjadi dua desimal untuk tujuan akuntansi.
- Detail diskon apa pun yang diberikan: Tentukan diskon yang tepat diberikan dan untuk produk atau layanan apa yang ditawarkan.
- Harga subtotal: Ini adalah jumlah total semua layanan atau barang yang ditawarkan dikurangi PPN. Ini juga merupakan jumlah tarif PPN yang Anda terapkan.
- Tarif/tarif PPN yang diterapkan: PPN bervariasi dari produk ke produk. Pastikan Anda mengetahui tarif PPN saat ini.
- Jumlah total PPN yang dikenakan: Hitung nilai total tarif PPN dan tentukan dengan jelas.
- Jumlah total invoice: Ini adalah jumlah total dari semua produk atau layanan yang ditawarkan ditambah tarif PPN. Ini adalah jumlah pasti yang akan dibayar klien. Pastikan sudah benar untuk menghindari keterlambatan pembayaran.
- Nama perusahaan: Ini harus berisi nama bisnis terdaftar Anda.
- Alamat bisnis perusahaan: Ini adalah alamat resmi perusahaan Anda.
- Nomor PPN Perusahaan: Ini harus diperlukan untuk tujuan perpajakan. Ini dapat dihilangkan jika perusahaan Anda bukan pembayar PPN.
- Nama perusahaan klien: Ini adalah nama bisnis klien Anda yang terdaftar.
- Alamat perusahaan klien: Ini adalah alamat terdaftar perusahaan.
- Nomor PPN klien: Untuk tujuan perpajakan, nomor PPN klien Anda harus tertera di invoice. Ini dapat dihilangkan jika perusahaan bukan pembayar PPN.
- Mata uang: Ini adalah tambahan yang diperlukan pada invoice untuk memastikan tidak ada kebingungan terkait keuangan yang terjadi.
KOLOM OPSIONAL
Bagian atau detail ini dapat ditambahkan atau ditinggalkan bergantung pada preferensi Anda:
- Tanggal jatuh tempo: Ini adalah tanggal jatuh tempo total pembayaran.
- Biaya keterlambatan: Ini adalah biaya tambahan untuk situasi di mana klien tidak membayar pada tanggal jatuh tempo.
- Detail pembayaran: Ini adalah detail bank perusahaan Anda atau opsi pembayaran lain yang Anda inginkan. Misalnya, nama Bank, IBAN, SWIFT/BIC atau PayPal atau uang tunai.
- Alamat email: Ini adalah alamat email resmi perusahaan Anda.
- Nomor telepon: Ini harus menjadi nomor telepon resmi bisnis Anda.
- Nomor referensi pembayaran: Ini untuk melacak pembayaran.
- Nomor pelanggan: Nomor yang ditetapkan untuk melacak aktivitas bisnis dengan pelanggan Anda.
Jenis invoice:
- Invoice proforma: permintaan sederhana untuk pembayaran
- Nota Kredit: mengembalikan uang pelanggan
- Invoice berulang: invoice otomatis pelanggan yang berlangganan
Alat pembuat invoice:
Tips Invoice Tambahan:
Saat mengirim email pemberitahuan invoice ke klien, sebaiknya tambahkan "terima kasih" di bagian akhir. Ini menunjukkan kesopanan serta keramahan secara profesional. Sudah diketahui umum bahwa mengucapkan “terima kasih” dapat sangat bermanfaat, jadi membiasakan menambahkannya ke invoice pasti akan membantu pertumbuhan bisnis Anda.
Pastikan bahwa setiap detail dalam invoice sudah benar untuk mencegah pertanyaan dari klien Anda dan kerumitan yang dapat dihindari. Perincian layanan atau produk Anda yang salah dapat menyebabkan pembayaran tertunda, hubungan yang rusak dengan klien, dan menghambat bisnis Anda secara keseluruhan.